Datenschutz:
Datenschutzordnung der Historischen Bürgerwehr  Waldkirch e. V.
Präambel  
Die Historische Bürgerwehr  Waldkirch e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene  Daten (z. B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation, der  Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der  EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen,  Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der  Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines 

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern von Veranstaltungen, z. B. Stadtfest, Ausflüge, Konzertreisen sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch  nicht automatisiert in einem Dateisystem, z. B. in Form von ausgedruckten  Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten 

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der  Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet  der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname,  Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum,  Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungszugehörigkeit, Konfektionsgrößen für  die Bestellung von Uniformen und -teilen, Bankverbindung, ggf. die Namen und  Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen,  ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei  Zuordnung zum Familienbeitrag.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu einem Landesverband können  personenbezogene Daten der Mitglieder an diesen weitergeleitet werden, soweit es  für die Teilnahme an Veranstaltungen erforderlich ist.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten können personenbezogene Daten veröffentlicht, z. B. Internetseite des Vereins und an die Presse weitergegeben werden.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein  zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an Veranstaltungen, Beförderungen, Auszeichnungen, Ehrungen, Geburtsjahrgang, Zugehörigkeit, Jubiläen.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

4. Auf der Internetseite des Vereins können die Daten der Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht werden.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort  Allgemeine Verwaltung (alt: z.B. dem Geschäftsführer) zugeordnet, soweit die  Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die  Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die  Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z. B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z. B. um
die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das  Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine  Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die  E-Mail-Adressen als "bcc" zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z. B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragte(r)

Da im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die  benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der  Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu  übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen
Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

Ein(e) Datenschutzbeauftragte(r) ist nicht erforderlich, da weniger als 10 Personen im regelmäßigen Umgang mit personenbezogenen Daten beschäftigt sind.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet  obliegt dem Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Vorstand und  den Administrator(en) vorgenommen werden.

2. Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der
Homepage des Vereins in Kraft.